Cùng ISAAC GROUP đi tìm cách quản lý đơn hàng sao cho hiệu quả và nhanh chóng. Quản lý chặt chẽ và chính xác để quá trình cung ứng đơn hàng diễn ra tốt hơn. Đây là khâu rất quan trọng giúp bạn kiểm soát được trạng thái các đơn hàng từ đó kiểm soát kho tốt hơn; đồng thời đưa ra các chiến lược xuất nhập hiệu quả; thậm chí là chủ động hơn trong việc ứng phó với những trường hợp bất ngờ xảy ra. Hãy theo dõi hết bài viết dưới đây để tìm hiểu các nguyên tắc quản lý đơn hàng giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình cung ứng nhé!

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quá trình duyệt toàn bộ thông tin trong chuỗi cung ứng như: thông tin khách hàng; ngày giao nhận hàng; sản phẩm thay thế hoặc những đơn hàng trước đó của khách hàng;…từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối hoặc ngược lại dựa trên các chứng từ liên quan đến đơn hàng; SĐT khách hàng hay bảng báo giá. Kiểm soát đơn hàng nhằm phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất.

Hiện nay; do tính chất của chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp; nên các doanh nghiệp thường giải quyết các vấn đề chọn lựa và xếp hạng cùng lúc nhiều nhà cung cấp và đối tác phân phối. Điều này này làm thay đổi khá nhiều tới phản ứng và kỳ vọng của khách hàng; đồng thời giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với nhu cầu thị trường mới.

Thông thường; đối với các chuỗi cung ứng đơn giản vẫn có thể duy trì cách quản lý đơn hàng theo lối truyền thống. Tuy nhiên đối với các chuỗi phức tạp cần quản lý đơn hàng hiện đại để mang lại hiệu quả nhanh chóng hơn.

Quản lý đơn hàng linh hoạt

Nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả

Khác với lối quản lý truyền thống thường mất thời gian và bị chồng chéo; theo lối hiện đại sẽ tập trung nhiều vào những kỹ thuật có thể giúp dòng dữ liệu liên quan đến đơn hàng diễn ra nhanh và hiệu quả hơn. Hãy theo dõi 4 nguyên tắc dưới đây để biết quản lý đơn hàng hiệu quả là gì?

Nhập dữ liệu cho một đơn hàng: nhập một và chỉ một lần

Để giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả hơn; bạn cần đảm bảo một dữ liệu chỉ cần nhập một lần và thật chính xác để lưu thông suốt chuỗi cung ứng. Để tránh trường hợp dữ liệu bị lặp lại nhiều lần; bạn có thể sao chép các dữ liệu bằng các thiết bị điện tử liên quan đến nguồn dữ liệu. Hoặc để khách hàng tự nhập đơn vào hệ thống rồi truyền dữ liệu đến các hệ thống liên quan khác như nhà cung ứng; quản lý kho hàng;…

Tự động hóa trong xử lý đơn hàng

Để đảm bảo tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng; cách tối ưu nhất là để quá trình này diễn ra tự động hóa. Điều này giúp bạn tránh tối đa các trường hợp rủi ro bất ngờ và cần đối phó nhanh nếu các đơn hàng bị lỗi; hoặc chồng chéo chức năng giữa các bộ phận tiếp thị và bán hàng. Lưu ý nên hạn chế quá trình xử lý bằng tay. Đối với các trường hợp lỗi đơn hàng hay khách hủy đơn cần yêu cầu xác định vấn đề của chúng và gửi dữ liệu ấy cho các bộ phận liên quan khác tham gia cùng xử lý.

Đơn hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng

Đối với khách hàng; để quá trình quản lý đơn hàng hiệu quả và tránh những khúc mắc xảy ra; tốt nhất bạn nên để khách hàng theo dõi đơn hàng của họ trong suốt quá trình cung ứng. Khách hàng sẽ rất hài lòng nếu doanh nghiệp nào giúp họ có thể bám sát tình trạng đơn hàng của họ mà không mất thời gian hay công sức mò mẫm trên các công cụ khác nhau.

Đối với các nhà cung ứng; trong quá trình nắm bắt cũng cần sát sao thông tin và tình trạng các đơn hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra đều có thể chủ động xử lý nhanh chóng và làm việc trực tiếp với các nhà cung ứng liên quan. Đảm bảo mọi đơn hàng đều luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng.

-> Xem ngay: Cách quản lý đơn hàng bằng excel

Duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu

Quá trình kiểm soát đơn hàng sẽ tốt hơn nếu duy trì được tính toàn vẹn của dữ liệu. Tức là tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để cập nhật kịp thời và chính xác tình trạng hàng hóa. Ví dụ như cập nhật và kiểm soát các đơn đặt hàng trong hệ thống ; doanh thu; trạng thái kho hàng; kế hoạch phân phối;…Ngoài ra để hỗ trợ khách hàng trong quá trình mua; hệ thống nhận đơn cần phải có dữ liệu mô tả thông tin về sản phẩm như giá cả, các đợt giảm giá,…

Trên đây là 4 nguyên tắc mà ISAAC GROUP tổng hợp được và cho rằng nó sẽ giúp ích cho quá trình quản lý đơn hàng của bạn. Hãy truy cập website isaac.vn thường xuyên hơn để cập nhật những bài viết mới nhất về kinh doanh nhé! Chúc các bạn thành công!