Việc đối soát vận chuyển là vấn đề quan trọng  với các chủ cửa hàng kinh doanh online. Để có thể đảm bảo là hàng hoá đã được xác nhận giao hàng thành công. Và sau đó thu tiền hàng về 1 cách nhanh gọn. Việc đối soát là  cần thiết, bởi vậy hãy cùng Isaac tìm hiểu. Để giúp chủ kinh doanh hạn chế tối đa rủi ro và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn.

Đối soát vận chuyển là gì ?

Đối soát (For Control) là quá trình thực hiện kết hợp đối chiếu và rà soát thông số các chi phí. Đó là đối chiếu, so sánh chi phí trong kinh doanh, đấu thầu, vận chuyển,… Đặc biệt là đối soát tiền thu hộ COD trong quá trình kinh doanh với các đơn hàng online.

Đối soát vận chuyển là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán tiền thu hộ cho chủ cửa hàng. Sau khi đã trừ đi các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch.

Theo đó, công thức tính tiền đối soát chung sẽ được tính như sau:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản

Những khó khăn mà cửa hàng nào cũng gặp phải:

Mặc dù việc kinh doanh nhờ đối soát trong vận chuyển nghe có vẻ đơn giản nhưng lại gặp rất nhiều khó khăn như:

1. Chậm trễ trong đối soát vận chuyển

Ship COD được xem là một trong những yếu tố mang lại lợi ích và việc thuận lợi cho khách hàng. Tuy nhiên, đó lại là nỗi lo của chủ kinh doanh. Bởi họ không thể kiểm soát được nguồn tiền này. Bên cạnh đó, người bán cũng phải mất một khoảng tiền (tiền hàng) cho đối tác vận chuyển giữ.

Nếu bán tại cửa hàng, bạn sẽ có thể chủ động thu và xoay vòng vốn. Thì với ship COD hàng hoá sẽ phải tạm giữ trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi thực hiện quy trình đối soát vận chuyển chi phí thu hộ, chủ shop mới được nhận lại tiền.

Đặc biệt, nếu quy trình đối soát vận chuyển chưa được tối ưu; thì việc gây gián đoạn hay kéo dài thời gian đối soát có thể xảy ra. Điều này sẽ là một trong những gánh nặng không hề nhỏ đối với các cửa hàng nói chung và cửa hàng nhỏ lẻ nói riêng

2. Đối soát vận chuyển gặp sai sót

Đối với các cửa hàng có số lượng đơn hàng xuất đi lớn, từ vài chục đến vài trăm đơn mỗi ngày thì việc kiểm soát hết toàn bộ trạng thái đơn hàng cũng như tiền hàng thực sự vô cùng khó.

Đây là thời điểm mà việc tính nhầm hay tính thiếu do sai sót từ đơn vị vận chuyển có thể khiến bạn thất thoát tiền nếu như bạn quá bận hay chủ quan không kiểm tra lại.

Đối soát vận chuyển

3. Đối soát vận chuyển gặp rủi ro

Không ít trường hợp chủ kinh doanh giao hàng và khách hàng đã nhận được từ 1-2 tháng nhưng việc đối chiếu, rà soát vẫn còn bỏ ngỏ.

Cùng với đó là các vấn đề như thất lạc hàng hóa, bị tráo hàng hay hư hỏng do quá trình vận chuyển,…khiến chủ kinh doanh mất đi một khoản không hề nhỏ.

>> Mời bạn xem thêm: kinh nghiệm vận chuyển hàng sang nước ngoài

Những điều cần nhớ để kiểm soát đối soát vận chuyển dễ dàng

Để việc đối soát vận chuyển ít gặp phải vấn đề, chủ cửa hàng cần chú ý đến

1. Lưu trữ file gốc của việc đối soát vận chuyển

Đối với các cửa hàng đã và đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ đơn hàng ; và đẩy đơn vận chuyển thì những thông tin này đã được lưu tự động. Khi đó cửa hàng của bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian đi tổng hợp, thống kê và lưu trữ; ngay cả khi lượng đơn hàng lên tới hàng chục, hàng trăm đơn mỗi ngày.

Còn đối với các cửa hàng đang quản lý theo cách truyền thống thì bạn có thể thống kê trên 1 file excel, tuy nhiên hãy thật cẩn thận, chi tiết và chính xác để đảm bảo không xảy ra bất kỳ vấn đề nào trong quá trình đối soát.

Hãy tạo file riêng để lưu trữ tất cả vận đơn; cũng như thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng. Để đảm bảo việc đối soát một cách chính xác nhất. Bởi bạn không thể đảm bảo rằng thông tin mà bạn nhận được phía đối tác vận chuyển là chính xác hoàn toàn

2. Luôn kiểm tra file gửi lại của đối tác vận chuyển

Là bước bắt buộc mà mọi cửa hàng đều cần lưu ý . Để có thể đảm bảo đơn hàng chính xác cũng như cơ sở để đối chiếu sau này. Hoạt động này diễn ra sau khi bưu tá đã xác nhận đủ đơn và cho hàng đi. Sau đó phía vận chuyển sẽ mail lại danh sách đơn hàng kèm mã bill của từng đơn trong file. Chủ cửa hàng cần check lại thật kỹ từng đơn hàng; để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác. Đây là cơ sở để bạn có thể đảm bảo quá trình giao nhận cũng như đối soát sau này.

3. Quản lý giao hàng và đối soát vận chuyển bằng phần mềm

Hiểu rõ những khó khăn và mong muốn của chủ shop trong suốt quá trình kinh doanh, nhiều công ty đã mang đến một giải pháp mới, đó là sự ra đời của phần mềm đối soát. Nó giúp chủ cửa hàng tối ưu vận hành và chi phí cho việc chuyển phát. Từ đó quản lý kinh doanh tổng quát một cách hiệu quả nhất.

4. Phần mềm đối soát vận chuyển có vai trò gì?

  • Giúp chủ shop kết nối với các đơn vị vận chuyển uy tín nhất
  • Giao hàng nhanh với chi phí rẻ
  • Quản lý minh bạch, sử dụng dễ dàng
  • Đa dạng đối tác vận chuyển: GHN, Shippo, Ninja Van, Best Express, J&T Express,…
  • Kiểm soát các chỉ số giao hàng bằng hệ thống đo lường chính xác và chính sách bảo hộ đặc biệt
  • Đối soát chính xác, nhanh gọn

Nhiều phầm mềm giúp doanh nghiệp, cửa hàng kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển bằng tài khoản riêng của shop. Sau đó thì cửa hàng quản lý đối soát và nhận tiền từ đơn vị vận chuyển mà mình tạo đơn hàng đó.

Ví dụ: Shop tạo đơn qua Viettel Post, đơn giao thành công thì Viettel Post là bên sẽ đối soát và chuyển khoản tiền thu hộ theo lịch của Viettel Post

Trên đây là tất cả những thông tin về đối soát vận chuyển đã được Isaac tổng hợp và gửi đến bạn đọc. Chúc các bạn kinh doanh thành công