Kpi là gì?

KPI là viết tắt của từ “Key Performance Indicator” (chỉ số hiệu suất chính), là một cách đo lường và đánh giá kết quả của một hoạt động, một quá trình hoặc một tổ chức. KPI được sử dụng để giúp các tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược của mình bằng cách đo lường độ hiệu quả của các hoạt động và đưa ra quyết định dựa trên những con số đó.

Các KPI có thể được sử dụng để đo lường một loạt các mục tiêu, bao gồm doanh số bán hàng, chất lượng sản phẩm, độ hài lòng của khách hàng, năng suất lao động, hiệu suất vận hành, chi phí và lợi nhuận, và các chỉ số tài chính khác.

Các KPI thường được xác định trước và theo dõi thường xuyên để đảm bảo rằng các mục tiêu được đạt được và điều chỉnh hoạt động khi cần thiết.

KPI là gì?
KPI là gì?

Ba yếu tố quan trọng mà nhân tài kỳ vọng ở KPI là gì?

Có ba yếu tố quan trọng mà nhân tài kỳ vọng ở KPI:

Chính xác

KPI phải được xác định rõ ràng, đúng đắn và chính xác để đảm bảo tính khách quan trong quá trình đo lường.

Có ý nghĩa

KPI phải được thiết lập để đo lường những mục tiêu quan trọng của tổ chức, các mục tiêu này phải liên quan trực tiếp đến chiến lược tổng thể của tổ chức.

Đo lường được

KPI phải được đo lường dễ dàng và hiệu quả để đảm bảo tính khả thi của việc theo dõi và đánh giá định kỳ. Nó cũng phải cung cấp thông tin cần thiết để quản lý hiểu được hiệu quả hoạt động của tổ chức và đưa ra quyết định.

Ba nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp không vận hành thành công hệ thống KPI là gì?

Có ba nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp không vận hành thành công hệ thống KPI là:

Thiếu sự tập trung

Đôi khi, doanh nghiệp thiếu sự tập trung khi triển khai hệ thống KPI, không đầu tư đủ thời gian, nguồn lực và sự quan tâm để thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất. Khi đó, hệ thống KPI sẽ không được triển khai và sử dụng đầy đủ tiềm năng của nó.

Không liên kết với chiến lược tổng thể

KPI không phù hợp hoặc không liên kết chặt chẽ với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả cao. Việc thiết lập KPI phải dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo tính toàn diện và đồng bộ.

Không cập nhật và điều chỉnh

KPI là một hệ thống linh hoạt và phải được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Nếu hệ thống KPI không được đánh giá và điều chỉnh thích hợp thì nó sẽ không đáp ứng được các thay đổi trong môi trường kinh doanh, gây ra sai sót trong đánh giá hiệu suất và không đưa ra được các quyết định thích hợp.

Xem thêm: Chỉ số KPI trong ngành bán lẻ

Xác định các mục tiêu trọng yếu của KPI bằng KRA

KRA (Key Result Area) là một phương pháp để xác định các mục tiêu trọng yếu của KPI. KRA được sử dụng để phân tích các mục tiêu chiến lược của tổ chức và xác định các kết quả chính cần đạt được trong các lĩnh vực quan trọng.

Các bước để xác định các mục tiêu trọng yếu của KPI bằng KRA như sau:

Xác định các mục tiêu chiến lược của tổ chức: Đây là những mục tiêu tổng quan mà tổ chức muốn đạt được trong trung hạn và dài hạn.

  • Phân tích các lĩnh vực quan trọng: Phân tích các lĩnh vực hoạt động quan trọng của tổ chức để xác định những lĩnh vực nào là ưu tiên và cần thiết nhất để đạt được mục tiêu chiến lược.
  • Xác định các KRA cho mỗi lĩnh vực quan trọng: Đây là các kết quả chính cần đạt được để đảm bảo hoạt động hiệu quả trong mỗi lĩnh vực.
  • Xác định các KPI cho mỗi KRA: Các KPI được xác định để đo lường hiệu quả của hoạt động trong từng KRA.

Thiết lập các mục tiêu KPI: Dựa trên các KRA và KPI đã xác định, các mục tiêu KPI được thiết lập để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động.

KRA giúp tổ chức xác định các mục tiêu quan trọng và phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức. Nó cũng giúp xác định các chỉ số KPI cần thiết để đo lường hiệu quả hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực quan trọng.

Phương pháp đo lường mức độ hoàn thành của KPI là gì?

  • Phương pháp đo lường mức độ hoàn thành của KPI có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các chỉ số và công thức định lượng để tính toán kết quả đạt được. Dưới đây là một số phương pháp đo lường mức độ hoàn thành của KPI phổ biến:
  • Phương pháp định lượng tuyệt đối (Absolute quantitative method): Đây là phương pháp đo lường đơn giản bằng cách so sánh giá trị thực tế với mục tiêu đặt ra. Kết quả được tính bằng cách chia giá trị thực tế cho giá trị mục tiêu và nhân với 100%.
  • Phương pháp trọng số (Weighted method): Phương pháp này gán trọng số cho mỗi chỉ số KPI để thể hiện độ ưu tiên của chúng. Kết quả đạt được được tính bằng cách nhân giá trị thực tế của từng chỉ số với trọng số tương ứng của nó.
  • Phương pháp định lượng tương đối (Relative quantitative method): Phương pháp này so sánh kết quả đạt được với kết quả của các đơn vị khác hoặc với một chuẩn mực chung. Kết quả đạt được được tính bằng cách so sánh giá trị thực tế với giá trị chuẩn mực và nhân với 100%.
  • Phương pháp mức độ hoàn thành (Completion level method): Phương pháp này xác định mức độ hoàn thành của KPI bằng cách tính toán số lần đạt được so với số lần thực hiện hoặc thời gian dự kiến hoàn thành so với thời gian thực tế hoàn thành.
  • Phương pháp đánh giá chất lượng (Quality assessment method): Phương pháp này dựa trên đánh giá chất lượng của kết quả đạt được, thay vì chỉ tính toán dựa trên số lượng hoặc số lần đạt được.

Tùy vào mục đích và tính chất của KPI, phương pháp đo lường nào sẽ phù hợp hơn. Việc lựa chọn phương pháp đo lường phù hợp sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình đánh giá và phân tích hiệu suất của KPI.

Mối quan hệ giữa KPI với PMS – Process Management Systems

KPI (Key Performance Indicators) và PMS (Process Management Systems) là hai khái niệm liên quan chặt chẽ và cần được kết hợp để đạt được hiệu quả tối đa trong quản lý hiệu suất.

PMS là một hệ thống quản lý quy trình, được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý và cải tiến các quy trình và hoạt động của mình một cách hiệu quả. PMS giúp cho các quy trình được thực hiện đúng cách, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ và tối ưu hóa các hoạt động của doanh nghiệp.

KPI là các chỉ số quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu quả của các quy trình và hoạt động của doanh nghiệp. KPI giúp xác định các mục tiêu quan trọng, đo lường sự tiến bộ và theo dõi hiệu quả của các hoạt động của doanh nghiệp.

Kết hợp PMS và KPI giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về các hoạt động của mình, đồng thời tạo ra cơ hội để cải tiến và nâng cao hiệu quả. PMS giúp đảm bảo các quy trình được thực hiện đúng cách, trong khi KPI giúp đo lường hiệu quả của các quy trình đó. Nếu KPI và PMS không được kết hợp chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các quy trình và hoạt động của mình và khó có thể tối ưu hóa chúng.

Trên đây ISAAC group đã diễn giải, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về khái niệm KPI là gì tới độc giả cũng như doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ giúp ích được doanh nghiệp.

Hãy đánh giá!