Chấm công là một việc làm quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp. Việc chấm công sẽ giúp cho quản lý có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Vai trò của thiết bị này rất quan trọng như thế nào? Và có những loại máy chấm công vân tay nào tốt? Hãy cùng Isaac tìm hiểu những kiến thức cơ bản về máy chấm công cũng như các máy chấm công vân tay nhé.

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để ghi chép và đếm giờ đến làm và giờ tan làm của người lao động; cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không… Từ những dữ liệu chấm công thu được từ máy, quản lý có thể tính lương, thưởng chính xác cho người lao động; giúp nâng cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để cơ quan; doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Máy chấm công ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống; đặc biệt là tại các địa điểm có đông nhân viên, yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc.

Nguyên lý hoạt động của máy chấm công

Máy chấm công bao gồm 1 thiết bị đọc vân tay hoặc thẻ từ… kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công giúp kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên. Với máy chấm công thẻ giấy thì không kết nối máy tính; sử dụng thẻ giấy để chấm công, phải in thẻ giấy theo từng tháng.

may-cham-cong-van-tay

Còn với máy chấm công kiểm soát ra ngoài sẽ có: đầu đọc kiểm soát ra vào, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính.

Bình thường hệ thống chốt cửa đóng. Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập (vân tay, thẻ nhớ, mật mã…). Mỗi khi ra vào khu vực được kiểm soát thì họ phải sử dụng quyền đó. Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc (truy cập không đúng…).

Các hình thức chấm công phổ biến

Chấm công cơ học bằng thẻ giấy

Hình thức tính công này sử dụng máy chấm công thẻ giấy và thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu cần thiết khi chấm công. Mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ lên thẻ. Ở mỗi chiếc thẻ giấy sẽ đều được chia sẵn các cột giờ vào, ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho 31 ngày, chính vì vậy khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng.

Nếu sử dụng hình thức này, thời gian chấm công nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm công. Các doanh nghiệp thường sử dụng đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca. Chi phí đầu tư ban đầu khá rẻ, nhưng trong quá trình dùng sẽ phát sinh chi phí mua thẻ giấy, thay mực in. Ngoài ra, dữ liệu chấm công được tổng hợp thủ công nên tốn thời gian, khó tránh khỏi sai sót.

Máy chấm công điện tử

Đây là loại máy chấm công mà thông tin nhận diện nhân viên được lưu trước vào bộ nhớ máy. Người chấm công được xác thực danh tính đã được đăng ký trước; thời gian chấm công mỗi ngày được lưu trực tiếp vào bộ nhớ máy chấm công. Tùy thuộc vào cách thức nhận diện danh tính của người chấm công mà máy chấm công điện tử sẽ được phân loại thành:

  • Máy chấm công sinh trắc học: Nhận diện bằng cách quét vân tay, khuôn mặt hoặc tròng mắt.
  • Máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ cảm ứng, thẻ từ.

Hình thức này hạn chế tình trạng gian lận bởi vân tay của mỗi người là khác nhau, đem lại độ chính xác cao. Máy thực hiện việc chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp. Không phát sinh các chi phí in thẻ giấy thẻ từ, chi phí ban đầu cũng rẻ hơn so với hình thức chấm công khuôn mặt, mống mắt.

Hình thức chấm công bằng mống mắt

Hình thức này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt. Đây là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người nào đó dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi người dùng có đeo kính hay kính áp tròng. Đây là hình thức chấm công tiên tiến bậc nhất hiện nay đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Máy chấm công này có tốc độ xử lý nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng. Và đặc biệt có chế độ bảo mật cực kỳ tốt. Nhưng giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại.

review-may-cham-cong

Hình thức chấm công online

Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả. Phần mềm chấm công sẽ linh hoạt đối với từng doanh nghiệp; có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.
Việc sử dụng chấm công online tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên.

Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty. Tuy nhiên, việc sử dụng hình thức này đòi hỏi máy tính luôn phải kết nối mạng.

Một số máy chấm công vân tay tốt

Ronald Jack T8 – New model 2020

Được đánh giá cao bởi tính ổn định, đọc được vân tay dù bị mờ, bị ướt, bám bụi. Phần mềm kèm theo máy cũng dễ dùng.
Máy được trang bị đầu đọc vân tay thế hệ mới 3.0, cho phép đọc vân tay tốt hơn, quản lý lên đến 3000 User (1:N) tương đương với 3,000 dấu vân tay, 3,000 thẻ, 3,000 Password.

Ronald jack T8 có phương thức chấm công bằng dấu vân tay được tích hợp trong 1 máy; một người có thể đăng ký tối đa 10 ngón tay, máy được trang bị chip Intel.

Model Ronald Jack RJ1200 Bản 2020

Máy chấm công vân tay này tích hợp kiểm soát cửa cơ bản với dung lượng lưu trữ lên 200,000 giao dịch. Máy được kết nối với khóa từ bằng đầu ra rơle; hiển thị ID và tên khi chấm công. Đặc biệt, dữ liệu trong máy không bị mất khi sảy ra mất điện. Có tốc độ xử lý nhanh < 1s/ lần chấm công.

Model Ronald Jack F18

Là dòng máy chuyên cho giải pháp chấm công kiểm soát cửa chuyên nghiệp, cho phép thiết thiết lập lên đến 50 time Zone, có thể phân quyền kiểm soát cửa cho quản lý, hoặc đặt thời gian mở cửa linh hoạt, cài đặt thời gian cấm mở cửa cho từng nhóm nhân viên, khung thời gian….

Trên đây là những chia sẻ của Isaac về các loại máy chấm công vân tay. Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thiết bị máy chấm công và có thể lựa chọn được một thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơ quan, doanh nghiệp mình một cách dễ dàng nhất!