Trong mô hình kinh doanh bá lẻ ngành hàng siêu thị, quy trình quản lý vận hành siêu thị mini, hệ thống chuỗi cửa hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Xem thêm:

Quy trình quản lý vận hành siêu thị mini
Quy trình quản lý vận hành siêu thị mini

I. Các quy trình quản lý vận hành siêu thị mini cơ bản

Hệ thống quy trình quản lý vận hành siêu thị mini, chuỗi cửa hàng bán lẻ bao gồm rất nhiều tài liệu, quy trình từng khâu. ISAAC chia sẻ 15 quy trình cơ bản và quan trọng trong hệ thống quản lý vận hành cửa hàng bán lẻ.

1. Quy trình nhận và nhập hàng siêu thị

Quy trình nhập hàng của siêu thị là một trong những quy trình đầu tiên và cũng là quy trình quan trọng nhất trong quá trình hoạt động vận hành hệ thống siêu thị, chuỗi siêu thị mini. Quy trình nhập hàng siêu thị này đảm bảo rằng hàng hóa được nhập vào kinh doanh và được lưu trong kho đúng cách.

Đầu tiên, bộ phận thu mua cần phải xác định số lượng hàng hóa siêu thị cần phải nhập, và kiểm tra trước các thông tin về sản phẩm, giá cả, chương trình và nguồn gốc của hàng hóa. Sau đó, tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng của sản phẩm, bao bì và tem nhãn. Cuối cùng, khi hàng hóa đã được nhập vào thì lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong kho đúng cách, để đảm bảo tính an toàn và thuận tiện cho việc sắp xếp và cũng như bố trí hàng hóa.

2. Quy trình kiểm tra đầu vào hàng hóa

Quy trình kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho là một bước rất quan trọng để đảm bảo chất lượng hàng hóa và đáp ứng yêu cầu của khách hàng, phòng tránh việc hàng hóa bị lỗi ngay khi chưa được đi vào sử dụng khai thác kinh doanh.

Trong các bước thực hiện quy trình kiểm tra hàng hóa, sản phẩm này, nhân viên cần kiểm tra các thông tin của sản phẩm như nguồn gốc, số lượng, màu sắc, kích thước, giá cả và chất lượng, date sản paharm. Đặc biệt, cần chú ý kiểm tra các sản phẩm có nguồn gốc từ các nhà sản xuất nước ngoài để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng của Việt Nam.

3. Quy trình lưu trữ hàng hóa

Để tránh hàng hóa có thể bị ẩm mốc, hư hỏng, thì cần phải được bảo quản trong kho một cách cẩn thận, đủ tiêu chuẩn. Quy trình lưu trữ hàng hóa trong kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn và tiện lợi cho việc quản lý hàng hóa trong siêu thị. Khi lưu trữ hàng hóa trong kho, kho đảm bảo tiêu chuẩn cơ bản cần được đảm bảo đến các yếu tố như ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ, độ sạch sẽ và khử trùng để đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường.

4. Quy trình đặt hàng từ nhà cung cấp

Quy trình đặt hàng là một phần rất quan trọng trong các quy trình quản lý vận hành siêu thị mini, thực hiện quy trình này tốt đảm bảo rằng hàng hóa kinh doanh cửa hàng luôn có sẵn trong kho và kệ hàng để phục vụ người tiêu dùng. Thực hiện tốt bước này bộ phận, người đặt hàng cần xác định  được nhu cầu của khách hàng, tốc độ ra của hàng hóa và lên số lượng đặt hàng tương ứng với nhu cầu đó. Sau đó, cần phải bàn giao, thông báo đơn hàng cho bộ phận nhập hàng để họ có thể chuẩn bị hàng hóa và đưa vào kho.

5. Quy trình kiểm soát kho hiệu quả

Quy trình kiểm soát kho đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và tránh lãng phí hàng hóa. Trong quy trình này, cần thường xuyên kiểm tra số lượng hàng tồn kho và các thông tin liên quan đến sản phẩm. Nếu có sản phẩm nào đến ngày hết hạn sử dụng hoặc có vấn đề về chất lượng thì cần loại bỏ chúng ra khỏi kho.

8. Quy trình xuất hàng áp dụng cho chuỗi hệ thống

Quy trình xuất hàng từ kho tổng tới các điểm bán trong hệ thống chuỗi minimart, cần phải đảm bảo rằng sản phẩm được chuyển đến các địa điểm bán hàng đúng cách và đúng thời gian. Trong quy trình này, cần xác định địa điểm giao hàng hoặc địa điểm bán hàng, kiểm tra thông tin sản phẩm, số lượng sản phẩm và đóng gói sản phẩm đúng cách để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

10. Quy trình thay đổi giá cả và định mức

Thay đổi giá bán trong quy trình quản lý vận hành siêu thị mini là việc rất hay xảy ra lỗi của các cửa hàng, đặc biệt các hệ thống chuỗi siêu thị mini.

Việc thay đổi giá cần phải thông tin trao đổi, liên thông giữa các bộ phận với nhau. Để đảm bảo hạn chế tối đa việc khác biệt về giá giữa các khâu: Trong phần mềm, website, hay trên tem cài kệ hàng. Tránh trường hợp khách mua sản phẩm ở kệ hàng giá khác, ra thanh toán lại là giá khác.

Khi kinh doanh hệ thống, nếu có sự thay đổi, cần cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin mới.

12. Quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ đúng cách và đủ thông tin về sản phẩm.

Quy trình bán hàng siêu thị thường bao gồm các bước sau:

  • Tiếp đón khách hàng và chào hỏi
  • Hướng dẫn khách hàng đến các khu vực sản phẩm tương ứng
  • Giới thiệu sản phẩm và đưa ra thông tin chi tiết về chúng (giá cả, tính năng, ưu đãi…)
  • Hỗ trợ khách hàng trong quá trình chọn sản phẩm
  • Thanh toán và cung cấp hóa đơn
  • Giao hàng và tư vấn sử dụng (nếu có)
  • Thu hồi phản hồi từ khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ.

13. Quy trình thanh toán và thu tiền

Quy trình thanh toán và thu tiền đảm bảo rằng quá trình thanh toán được thực hiện đúng cách và đảm bảo tính an toàn cho khách hàng.

Quy trình thu ngân siêu thị thường bao gồm các bước sau:

  • Tiếp đón khách hàng và nhận sản phẩm
  • Quét mã vạch sản phẩm hoặc nhập mã sản phẩm vào hệ thống thanh toán
  • Xác định giá tiền của sản phẩm
  • Thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc thẻ ATM
  • In hóa đơn và biên nhận thanh toán
  • Đóng gói sản phẩm và trả lại cho khách hàng hoặc gửi đến vị trí chuyển hàng (nếu có)
  • Kiểm tra số tiền trong ngăn két và thực hiện cuối ngày.

Các bước này có thể thay đổi tùy theo quy trình và hệ thống của từng siêu thị cụ thể.

14. Quy trình phân tích số liệu, tổng kết kinh doanh

Dữ liệu là thông tin rất quan trọng trong quá trình kinh doanh, quản lý vận hành siêu thị, nên việc tổng kết dữ liệu và phân tích các dữ liệu đó để điều chỉnh và áp dụng trong thực tế.

Đây cũng là điểm yếu của hầu hết các cửa hàng kinh doanh tạp hóa truyền thống, cũng như hệ thống bán lẻ chuỗi siêu thị.

Chính vậy mà việc phân tích dữ liệu là một bước rất quan trọng trong các quy trình quản lý vận hành siêu thị, chuỗi hệ thống mini mart.

15. Quy trình báo cáo tài chính và hoạt động kinh doanh

Người chủ, quản lý hệ thống bán lẻ chuỗi cửa hàng siêu thị cần phải có được các báo cáo cập nhật tình hình liên quan tới tài chính của doanh nghiệp, cửa hàng của mình.

Nên việc các vị trí phụ trách tổng hợp, báo cáo tài chính lên cấp trên cần thực hiện một cách liên tục và đều đặn theo định kỳ. Từ đó để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các phương án điều chỉnh tối ưu hơn trong kinh doanh.

II. Các lợi ích của việc áp dụng quy trình vận hành siêu thị, chuỗi cửa hàng tạp hóa

1. Tiết kiệm tối đa chi phí hoạt động cửa hàng

Việc áp dụng đúng quy trình quản lý vận hành siêu thị vào trong cửa hàng, chuỗi hệ thống sẽ  giúp cho doanh nghiệp bá lẻ tối giảm chi phí một cách tốt nhất.

Việc sắp xếp hàng hóa chuẩn trưng bày siêu thị và kho, cùng với việc quản lý lượng tồn kho hợp lý sẽ giúp giảm thiểu tồn kho hàng hóa và giảm chi phí đối với việc vận chuyển, luân chuyển hàng hóa.

Quản lý và yêu cầu nhân viên thực hiện đúng theo các bước trong quy trình vận hành siêu thị sẽ giúp giảm tình trạng nhân viên lãng phí thời gian, hay nghỉ việc, tăng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ cán bộ nhân viên siêu thị, và giảm chi phí cho việc tuyển dụng, huấn luyện đào tạo nhân viên mới.

3. Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Áp dụng quy trình vận hành siêu thị giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc sắp xếp, trưng bày hàng hóa tại cửa hàng đúng cách, khoa học, logic đảm bảo dễ nhìn, dễ thấy và dễ lấy. Bên cạnh đó phân loại hàng hóa và quản lý lượng sản phẩm tồn  trong kho sẽ giúp cho khách hàng dễ dàng tìm kiếm được sản phẩm có nhu cầu, giúp cho doanh thu cửa hàng tăng nhanh.

Chính vì quản lý nhân viên hiệu quả mà giúp cho cửa hàng, siêu thị mang đến cho khách hàng  một  dịch vụ tốt hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng và tạo ra sự trải nghiệm mua sắm tốt, biến khách hàng khách hàng trung thành của cửa hàng.

4. Tạo lợi thế cạnh tranh cho siêu thị, cửa hàng

Việc áp dụng quy trình vận hành siêu thị một cách triệt để, giữ nguyên tắc giúp cửa hàng hoạt động tốt hơn về: Hàng hóa, dịch vụ, chăm sóc khách hàng, chắc chắn sẽ giúp cho cửa hàng gia tăng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

5. Thương hiệu ngày càng tăng, cùng sự tin yêu của khách hàng

Việc áp dụng quy trình vận hành siêu thị mini, chuỗi cửa hàng bán lẻ giúp cho cửa hàng hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả, đây cũng chính là yếu tố quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam cũng như trên thế giới đang áp dụng.

Từ đó giúp cho cửa hàng có thương hiệu, sự tin yêu của khách hàng, người tiêu dùng ngày càng lớn hơn, hoạt động một cách chuyên nghiệp,bài bản là điều mà bất kỳ khách hàng nào cũng muốn trở thành khách hàng của doanh nghiệp đó.

III. Tổng kết

Quy trình vận hành siêu thị là bao trùm rất nhiều bước thực hành liên hoàn trong quá trình hoạt động của siêu thị, đảm bảo hoạt động siêu thị được diễn ra một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Từ việc trưng bày hàng hóa chuẩn siêu thị đến quản lý nhân viên bán hàng, thu ngân, các bộ phận khác tốt và kiểm soát hàng hóa, tất cả các bước đều được liên kết với nhau để tạo ra một hệ thống hoạt động hiệu quả nhất.

Do đó, việc áp dụng quy trình vận hành siêu thị là điều cần thiết để doanh nghiệp phát triển bền vững và thành công trên thị trường bán lẻ.

Hãy đánh giá!