Quản lý kho bằng excel luôn được biết đến là cách quản lý hiệu quả và ít tốn chi phí. Nhưng vẫn không thể tránh khỏi những rủi ro trong quá trình quản lý. Mặc dù được tin dùng từ trước đến nay để không tốn công sức khi quản lý kho theo cách truyền thống và phù hợp với những cửa hàng chưa có đủ điều kiện mua các gói hỗ trợ quản lý. Tuy nhiên cái gì cũng có 2 mặt của nó.

Vậy trong quá trình quản lý hàng bằng excel bạn sẽ thường gặp phải những rủi ro gì? Cách khắc phục chúng như thế nào? Hãy cùng ISAAC GROUP theo dõi hết bài viết dưới đây để biết câu trả lời nhé!

Quản lý kho bằng excel

Quản lý kho bằng excel dễ sai sót khi tính toán

Nếu người quản lý nhập số lượng hàng hóa quá nhiều cùng một lúc sẽ rất dễ bị nhầm hàng; nhầm cột. Chưa kể đến việc quản lý kho bằng excel trên máy tính đôi lúc khiến người thực hiện cảm thấy bị nhức mắt và nhầm lẫn. Chỉ cần nhập chênh một con số thôi cũng khiến cả bảng quản lý của bạn bị sai sót. Điều này dẫn đến các tình trạng nhầm lẫn dữ liệu trong khâu xuất – nhập kho. Và tất nhiên sự nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận khác.

Tuy nhiên vấn đề này đã được giải quyết bởi các phần mềm quản lý bán hàng. Vì vậy hãy đầu tư thêm vào việc quản lý để hoạt động của bạn diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn; tránh những nhầm lẫn không đáng có. Các phần mềm quản lý sẽ có đầu đọc mã vạch để nhận dạng hàng hóa và tự tổng kết cho bạn hệ thống báo cáo chính xác nhất.

-> Xem ngay cách quản lý đơn bằng excel

Dữ liệu không được bảo mật an toàn

Việc quản lý kho bằng excel gặp vấn đề rất lớn về tính bảo mật thông tin. Vì file excel được lưu trữ trực tiếp trên máy tính; sẽ khó bảo mật ngay cả khi bạn đặt mật khẩu. Nhất là khi liên quan đến việc bán hàng cần thường xuyên check báo cáo để kiểm soát; cùng lúc nhiều người cần sử dụng file quản lý của bạn nên rất khó để đề phòng tất cả mọi người.

Vấn đề này cũng được giải quyết trong các phần mềm quản lý bán hàng. Trong đó có chức năng phân quyền cho người sử dụng. Chỉ một số người làm việc chính mới có quyền chỉnh sửa hay thay đổi bất cứ thông tin nào trong việc quản lý; tốt hơn rất nhiều so với việc quản lý kho bằng excel.

Không chủ động trong việc xuất nhập mới hàng hóa

Việc quản lý xuất – nhập kho yêu cầu được cập nhật và luôn đảm bảo sự thống nhất về dữ liệu. Để đảm bảo được điều đó; mỗi khi nhân viên bán bất kỳ một sản phẩm nào đều phải báo với nhân viên kiểm kho để quản lý và cập nhật thông tin. Như vậy sẽ rất mất thời gian; nhất là trong các trường hợp quá đông khách; hay nhân viên của bạn quên không cập nhật.

Với các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng; số lượng hàng tồn kho sẽ luôn được cập nhật và báo cáo để nhân viên kiểm có thể nắm được tình hình và chủ động hơn trong quá trình bán. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc kinh doanh của bạn thuận lợi hơn.

Trên đây là 3 rủi ro bạn có thể gặp phải khi quản lý kho bằng excel. Bạn cũng có thể thấy việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay cũng đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích. Vì vậy hãy đầu tư hơn cho việc quản lý. Hãy truy cập website isaac.vn thường xuyên hơn để tham khảo thêm những bài viết mới nhất nhé! Chúc các bạn thành công!