Công việc kiểm kê hàng hóa trong hoạt động kinh doanh là việc thực hiện thường xuyên, tuy nhiên những sai lầm kiểm kê kho hàng lại đang diễn ra khá phổ biến trong cách thức thực hiện của các doanh nghiệp. Ở nhiều doanh nghiệp, việc kiểm kê vẫn còn đang tồn tại những sai lầm mà nếu không được khắc phục, cải tiến nhanh chóng và kịp thời, chắc chắn sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả và chất lượng của việc quản lý kho hàng.

15 sai lầm kiểm kê kho hàng phổ biến
15 sai lầm kiểm kê kho hàng phổ biến15 sai lầm kiểm kê kho hàng phổ biến

1. Sai lầm kiểm kê kho hàng: Chuẩn bị kiểm kê kém

Thất bại trong việc chuẩn bị, đồng nghĩa với việc chuẩn bị cho việc thất bại. Chính vậy mà khâu chuẩn bị trong việc kiểm kê là điều rất quan trọng. Khâu chuẩn bị yếu có thể dẫn đến việc khó khăn trong quá trình kiểm kê, tìm kiếm, phân khu, đếm các sản phẩm trong kho hàng khó dẫn đến mất thời gian ảnh hưởng tới tiến độ cũng như kết quả kiểm kê.

2. Không có quy trình kiểm kê chính xác

Cần phải áp dụng quy trình kiểm kê đã được lên sẵn, và toàn bộ cán bộ nhân viên kiểm kê cần phải thực hiện theo. Việc không áp dụng phương pháp kiểm kê theo quy trình là một trong những sai lầm rất hay thường gặp của các doanh nghiệp khi thực hiện công việc kiểm kê hàng hóa. Doanh nghiệp cần phải lên phương án, xây dựng quy trình kiểm kê, và chọn phương pháp kiểm kê phù hợp với từng dòng sản phẩm, kích thước và số lượng sản phẩm có trong kho hàng. Nếu phương pháp, quy trình kiểm kê bị sai, thì rất có thể dẫn đến việc số lượng tồn kho bị sai và ảnh hưởng đến quá trình quản lý kho hàng.

3. Sản phẩm không được cập nhật thông tin

Việc cập nhật thông tin trong quá trình quản lý kho hàng cần được thực hiện một cách thường xuyên, trong quá trình kiểm kê kho hàng, nếu sản phẩm không được cập nhật, rất có thể sẽ gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm sản phẩm trong kho hàng. Quan trọng hơn nữa, việc cập nhật thông tin sản phẩm giúp cho bộ phận và doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản lý kho hàng hiệu quả.

4. Không sắp xếp kho hàng

Rất khó khăn trong quá trình kiểm kê nếu kho hàng không được sắp xếp một cách ngăn nắp, gọn gàng, khoa học. Để kho hàng được sắp xếp hợp lý bạn cần phân loại các sản phẩm và đặt chúng vào các vị trí phù hợp để thuận lợi trong việc tìm kiếm khi thực hiện công việc kiểm kê. Trong trường hợp kho hàng không được sắp xếp hợp lý có thể mất thời gian trong quá trình kiểm kê cũng như sai lệch về số lượng.

5. Hàng hóa không được kiểm tra định kỳ

Kiểm tra định kỳ hàng hóa, kho hàng là việc làm rất quan trọng của doanh nghiệp, cũng như bộ phận quản lý kho. Bạn cần phải có lịch và duy trì một cách thường xuyên kiểm tra kho hàng nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác của các thông tin sản phẩm, cùng với đó cập nhật thông tin về sản phẩm mới và loại bỏ những sản phẩm đã hết hạn, hoặc không còn sử dụng được. Thực hiện tốt công việc kiểm tra định kỳ  kho hàng, sẽ giúp cho kho hàng của mình trong tình trạng tốt nhất và phòng tránh được những sai sót có thể xảy ra trong quá trình kiểm kê.

6. Không kiểm tra kỹ sản phẩm trước khi nhập kho

Hàng hóa trước khi được cho vào kho hàng cần phải kiểm tra thật kỹ đơn hàng, chủng loại, số lượng, chất lượng sản phẩm để tránh việc hàng hóa nhập kho có thể nhận được những sản phẩm không đúng chủng loại, không đầy đủ hoặc bị hư hỏng. Điều này dẫn đến việc số lượng hàng nhập kho đã bị sai lệch, và quá trình kiểm kê hàng hóa cũng bị ảnh hưởng. Vì vậy, trước khi nhập hàng hóa vào kho, sản phẩm cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo chúng đúng chủng loại, đầy đủ và không bị hư hỏng.

7. Không lưu trữ sản phẩm đúng cách

Sản phẩm lưu kho cần được lưu trữ đúng cách, hàng hóa không được lưu trữ đúng cách cũng là một trong những sai lầm khi kiểm kê kho hàng. Thực hiện đúng quy trình lưu trữ sản phẩm, sản phẩm hàng hóa cần được đảm bảo chúng được lưu trữ trong môi trường phù hợp và được bảo quản đúng cách, tránh khỏi những tác động bên ngoài như nhiệt độ, môi trường… Trong trường hợp hàng hóa không được lưu trữ đúng cách, rất có thể dẫn đến bị hư hỏng hoặc mất tính chính xác, gây ra sai sót trong quá trình kiểm kê.

8. Không lưu trữ và kiểm tra lịch sử xuất nhập kho

Trong quá trình quản lý kho hàng, cần phải lưu trữ lịch sử xuất nhập kho, và thường xuyên kiểm tra lại những lịch sử xuất nhập hàng, nếu không kiể tra lại thì bạn sẽ rất khó để có thể biết được các sản phẩm, hàng hóa đã được nhập vào kho hàng hay đã được xuất kho. Điều này có thể gây ra những sai sót trong quá trình kiểm kê hàng hóa và ngoài ra còn có thể dẫn đến việc thiếu hụt sản phẩm hoặc lưu trữ quá nhiều sản phẩm không cần thiết trong kho hàng.

9. Không thực hiện kiểm kê định kỳ

Hàng hóa cần được kiểm kê một cách thường xuyên, hàng hóa mà không được kiểm kê một cách định kỳ là một sai lầm phổ biến khi quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc thường xuyên kiểm kê hàng hóa một cách định kỳ sẽ giúp bạn xác định được tình trạng hàng hóa trong kho hàng của mình, cập nhật thông tin về sản phẩm và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho hàng. Nếu hàng hóa không được kiểm kê định kỳ và thường xuyên, rất có thể thiết sót trong việc cập nhật thông tin, hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình kiểm kê.

10. Thông tin sản phẩm không được lưu trữ đầy đủ

Thông tin sản phẩm cần được lưu trữ và quản lý một cách đầy đủ và chính xác. Trong quá trình kiểm kê hàng hóa, nếu hàng hóa không được lưu trữ thông tin sản phẩm một cách đầy đủ, bạn có thể sẽ gặp khó khăn khi đi tìm kiếm và xác định số lượng sản phẩm trong kho hàng. Việc lưu trữ thông tin sản phẩm đầy đủ sẽ giúp bạn xác định được các thông số liên quan tới sản phẩm như: Số lượng, cũng như chủng loại, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Điều này sẽ hỗ trợ tốt cho việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn và hạn chế được những sai sót trong quá trình kiểm kê.

11. Không sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng là công cụ hỗ trợ giúp cho việc quản lý kho hàng trở lên dễ dàng hơn, và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn  không sử dụng phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ, điều đó dẫn đến việc phải thực hiện một cách thủ công và dễ gây ra những sai sót trong quá trình kiểm kê hàng hóa.

12. Không đánh dấu sản phẩm đúng cách

Để dễ dàng trong việc tìm kiếm sản phẩm trong kho hàng, thì hàng hóa cần được đánh dấu theo nguyên tắc đã được định sẵn. Nếu sản phẩm mà không được đánh dấu hoặc, đánh dấu không đúng cách, thì bạn có thể dễ bị nhầm lẫn sản phẩm và gây ra sai sót trong quá trình kiểm kê. Vì vậy, để tối uu trong việc lưu trữ cũng như tìm kiếm sản phẩm thì cần phải đánh dấu chúng đúng cách và lưu trữ thông tin đầy đủ về sản phẩm.

13. Quá trình kiểm kê không được giám sát kỹ càng

Xuyên suốt trong quá trình kiểm kê, cần phải được giám sát quá trình thực hiện của đội nhóm, nhân sự tham gia làm việc. Giám sát tốt sẽ giúp cho bạn xác định được các sai sót và khắc phục chúng kịp thời. Nếu không giám sát quá trình kiểm kê, bạn có thể bỏ qua những sai sót và không biết được chính xác số lượng sản phẩm trong kho hàng. Vì vậy, bạn nên giám sát quá trình kiểm kê để đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê.

14. Chậm trễ trong việc giải quyết những sai sót

Trong quá trình kiểm kê nếu phát hiện ra những sai sót cần phải được xử lý một cách kịp thời, nếu không được xử lý sớm rất có thẻ sai sót đó lan rộng thêm và ảnh ưởng chung tới quá trình kiểm kê hàng hóa, cũng như quản lý kho hàng. Vì vậy, bạn cần giải quyết những sai sót kịp thời, tìm ra nguyên nhân của sai sót và đưa ra những giải pháp để khắc phục chúng.

15. Sản phẩm không được cập nhật thông tin

Sản phẩm, hàng hóa không được cập nhật thông tin một cách đầy đủ và chính xác cũng là một trong những sai lầm khi kiểm kê kho hàng. Xuyên suốt trong quá trình kinh doanh, quản lý kho hàng, hàng hóa cần được cập nhật thông tin một cách đầy đủ và chính xác, giúp cho bạn quản lý kho hàng hiệu quả hơn, đồng thời giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê. Nếu sản phẩm không được cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác, bạn có thể bỏ qua các sản phẩm mới hoặc không biết được số lượng sản phẩm trong kho hàng.

Xem thêm các bài viết liên quan tới kho hàng:

Kết luận

Trên đây ISAAC đã chia sẻ kinh nghiệm 15 sai lầm phổ biến khi kiểm kê kho hàng và cách khắc phục chúng, giúp cho doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách đơn giản và hiệu quả hơn.

Hãy đánh giá!