Purchase Order (PO: đơn đặt hàng) không còn là một thuật ngữ quá xa lạ với dân kinh doanh. Bạn đã thật sự hiểu PO là gì? Ứng dụng và quản lý PO ra sao? Hãy cùng Isaac tìm hiểu những kiến thức cơ bản cần nắm vững về PO nhé!

Purchase Order (PO) là gì?

PO có rất nhiều cách hiểu. Trong phạm vi bài viết này, PO được tiếp cận với ý nghĩa “đơn đặt hàng”

Đơn đặt hàng (PO) được hiểu đơn giản là một tài liệu mà người mua gửi cho người bán xác nhận về việc mua hàng. Ngoài ra, PO còn mang tính ủy quyền trong các giao dịch. Nếu người bán chấp thuận, PO lập tức sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính chất giống như một bản hợp đồng mà cả bên mua và bên bán đã thỏa thuận và ký kết với nhau.

Purchae Order-PO-la-gi

Trong một giao dịch, 2 bên mua và bán cần phải thương lượng và đưa ra rất nhiều thỏa thuận như số lượng, giá cả, chiết khấu, ngày giờ giao hàng,…Nếu chỉ trao đổi bằng miệng sẽ gặp nhiều rủi ro. Thay vào đó, các thông tin cần phải ghi chép lại đầy đủ, chi tiết. Được chấp thuận bởi cả 2 bên. Đây cũng là một trong những lý do chính mà PO ra đời.

Tại sao Purchase Order (PO) lại quan trọng với doanh nghiệp

Có nhiều tổ chức không sử dụng đơn đặt hàng vì họ cảm thấy thủ tục giấy tờ lằng nhằng. Giống như một rào cản trong quy trình mua bán. Họ cho rằng  họ có mối quan hệ làm việc ổn định với các nhà cung cấp. Do đó, họ hướng đến một quy trình giao dịch và thanh toán thật đơn giản và dễ hiểu.

Tuy nhiên, khi công ty phát triển và nhiều người tham gia hơn từ đầu đến cuối, quá trình thay đổi khi mối quan hệ với các nhà cung cấp phát triển và phát triển theo thời gian. Khi đó, giao tiếp có thể trở nên khó khăn và để lại nhiều sai sót nếu đơn đặt hàng không được sử dụng hoặc thiếu một mức độ chi tiết nhất định.

Đơn đặt hàng đóng vai trò như một tài liệu ràng buộc pháp lý, cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho nhà cung cấp và một dấu vết kiểm tra có sẵn để tham khảo khi có sự cố.

Vai trò của Purchase Order

  • Giúp truyền đạt lại yêu cầu, sự lựa chọn sản phẩm của người mua hàng cho người bán hàng.
  • Giống như một tài liệu có công dụng bảo vệ lợi ích cho người bán hàng trong trường hợp người mua từ chối thanh toán. Ngược lại, nó cũng giúp người mua đòi lại quyền lợi trong trường hợp thiếu hàng hóa, hàng hóa kém chất lượng,..
  • Giúp các đại lý, doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. Từ đó, có chiến lược sản xuất hay nhập hàng đáp ứng nhu cầu thị trường.
  • Giúp cho quy trình giao dịch giữa người mua và người bán diễn ra theo một cách tiêu chuẩn,…

Các định dạng của Purchase Order

  • Đơn hàng điện tử

Nhiều đơn đặt hàng không còn dựa trên giấy mà thay vào đó được truyền điện tử qua Internet. Thông thường các đơn đặt hàng mua điện tử được sử dụng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc bất kỳ loại trực tuyến nào.

  • Đơn hàng phi điện tử

Một bộ phân lớn doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng các đơn đặt hàng bằng giấy. Đặt ra vấn đề cho các công ty: cần định dạng thích hợp và làm tốt công tác quản lý Purchase Order. Tránh những rủi ro, thất thoát sau này.

Nội dung cơ bản của PO

noi-dung-PO

 

  • Number and date (số và ngày giao dịch)
  • Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
  • PIC: Person in Contact (người liên lạc)
  • Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
  • Quantity (số lượng hàng hóa)
  • Quality specifications: tiêu chuẩn chất lượng
  • Unit price ( đơn giá)
  • Total amount (giá trị đơn hàng)
  • Payment terms (điều kiện thanh toán)
  • Delivery term (điều kiện giao hàng)
  • (Special instruction) (discount, FOC…)
  • Signature(chữ kí)

Ứng dụng PO ra sao?

  • Để tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dung hằng ngày hay trong sàn chứng khoán (cổ phiếu)
  • Để tìm kiếm dịch vụ, tiện ích
  • Để yêu cầu khách hàng sử dụng hàng hóa nhập khẩu (đối với doanh nghiệp tư nhân).
  • Để tìm kiếm hàng hóa có nguồn gốc từ thiên nhiên và được sản xuất trong nước
  • Để giao dịch buôn bán hay việc mua sắm thuận lợi trong lần đầu tiên.
  • Tối ưu hoá mua bán.

Cách quản lý PO hiệu quả

Vấn đề đặt ra cho mỗi công ty, đại lý là phải theo dõi các đơn đặt hàng thông qua toàn bộ quá trình mua sắm. Mục đích để đảm bảo bạn chỉ cung cấp hay trả tiền một lần duy nhất cho số lượng hàng hóa này.

Bạn có thể quản lý PO bằng phần mềm Excel hoặc với các phần mềm chuyên dụng quản lý PO. Việc sử dụng các phần mềm quản lý PO, bạn sẽ theo dõi và dễ dàng báo cáo về tất cả các loại đơn đặt hàng. Bao gồm cả đơn đặt hàng mua hàng loạt. Khả năng hiển thị đầy đủ về chi tiêu. Nó cũng cho phép các bộ phận tài chính hợp lý hóa quy trình đối chiếu đơn đặt hàng và thanh toán. Khả năng hiển thị trên toàn bộ quy trình, bao gồm cả báo cáo đơn đặt hàng mở tự động, sẽ đảm bảo tiết kiệm thời gian và không có gì bị bỏ sót khi lập hóa đơn.

quan-ly-PO-hieu-qua

Chuyển đổi kỹ thuật số là mục tiêu chính của nhiều tổ chức và chuyển đổi mua sắm là một phần quan trọng của mục tiêu lớn hơn đó. Một hệ thống PO trực tuyến sẽ theo dõi các đơn đặt hàng điện tử trong toàn bộ quy trình.

>> Xem ngay: Giải pháp chuyển đôi số cho doanh nghiệp hiệu quả

Với những thông tin mà Isaac chia sẻ trên đây. Hi vọng bạn sẽ có những kiến thức cơ bản nhất bề PO. Isaac hi vọng rằng, sau khi đọc xong bài viết, bạn sẽ hiểu và ứng dụng tốt PO trong giao dịch mua bán của mình